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Abrechnung von Projekten in Horizon 2020

Kosten und Abrechnung

Abrechnung von Projekten der Verbundforschung in Horizon 2020

Zuwendungsempfänger sind in Horizon 2020 verpflichtet, Berichte über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu erstellen.

Die Anforderungen an die Berichterstattung, z.B. Abgabefristen und ähnliches sind in der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement, GA) festgelegt.

Die Abwicklung des Berichtswesens erfolgt ausschließlich online über das Teilnehmerportal (Participant Portal). Die Partner im Konsortium reichen ihre Berichte in digitaler an die koordinierende Einrichtung des Projekts weiter, die dafür verantwortlich ist, dass alle Berichte gebündelt und rechtzeitig (60 Tage nach Ende des Berichtszeitraums) bei der Kommission eingehen.

Das Online-Handbuch (Online Manual) im Teilnehmerportal enthält detaillierte Angaben zur Berichtspflicht.

Während der Projektlaufzeit sind Zwischenberichte (periodic reports) zu erstellen. Am Ende der Projektlaufzeit steht der Abschlussbericht (final report). Auf dem Teilnehmerportal stehen Ihnen unter dem Punkt „Templates & Forms“ Vorlagen für die Berichterstattung im PDF-Format zur Ansicht zur Verfügung:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/gm/reporting/h2020-tmpl-periodic-rep_en.pdf

Abrechnungsformulare

Eine PDF-Version des Formulars für die Abrechnungen (Financial Statement) finden Sie als “Annex 4 Model for the financial statements“ im „Model Grant Agreement“ unter:

Zentralen Zugang zu allen Berichterstattungstools erhalten Sie über das Teilnehmerportal:

Die Online-Formulare werden von der Kommission für die Berichterstattung frei geschaltet.

Hinweise zu den finanziellen Regelungen

Das EU-Hochschulbüro hat ein Merkblatt zu den finanziellen Regelungen in Horizon 2020 erstellt:

Hinweise zu Personalkosten

Ein Großteil der Kosten von Projekten in Horizon-2020 entfällt regelmäßig auf die Personalkosten. Bei der Abrechnung der Personalkosten müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.
Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist, unter dessen alleiniger Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet oder fest angestellt sein. Wichtig ist, dass die Vergütung des Personals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht. Abrechnungsfähig ist der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie z. B. Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge und sonstiger im Gehalt enthaltenen gesetzlichen Kosten.
Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Stundensatzes.


Das EU-Hochschulbüro hat hierzu ein Merkblatt erstellt:

Zeitnachweis

In den Projekten des Forschungsrahmenprogramms müssen die im Projekt Beschäftigten Stundennachweise führen, um ihre Tätigkeit für das Projekt zu belegen. Hier finden Sie eine vom EU-Hochschulbüro erstellte Vorlage:

Hinweise zur elektronischen Signatur im Berichtswesen

Die Finanzberichte werden elektronisch über das Teilnehmerportal eingereicht. Sie müssen mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Hierfür müssen Sie in einem besonderen Verfahren eine autorisierte Person nominieren. Diese Person wird „Financial Statement Authorised Signatory“ (FSign) für Ihr Projekt. Nur die als FSign einem Projekt zugeordnete Person kann über ihren Zugang im Teilnehmerportal einen Finanzbericht mit ihrer elektronischen Signatur absenden. Die Benennung einzelner oder mehrerer Personen zu FSigns erfolgt über den „Legal Entity Appointed Representative“ (LEAR) der jeweiligen Einrichtung.

Das EU-Hochschulbüro hat hierzu ein Merkblatt erstellt:

Prüfbescheinigung zum Finanzbericht (Certificate on the financial statement CFS)

In Horizon 2020 ist die Zahl der erforderlichen Prüfbescheinigungen über die ordnungsgemäße Verwendung der Fördermittel deutlich reduziert. Prüfbescheinigungen sind einmalig und nur am Ende der Projektlaufzeit zu erstellen, wenn ein Zuwendungsbetrag (abzüglich indirekter Kosten) von 325.000 EUR pro Zuwendungsempfänger erreicht bzw. überschritten wird.